Aprobación de Pedidos
Proceso de aprobación y validación de pedidos antes de su procesamiento. Permite revisar, validar y aprobar pedidos según políticas comerciales y criterios establecidos por la empresa.
¿Cómo funciona?
Proceso de Aprobación
- Recepción de Pedidos: Los pedidos pendientes aparecen en la cola de aprobación
- Revisión de Detalles: Se revisan todos los aspectos del pedido (cliente, productos, montos)
- Validación de Criterios: Se verifican las políticas comerciales y límites
- Toma de Decisión: Se aprueba, rechaza o solicita modificaciones
- Notificación: Se notifica al vendedor sobre la decisión tomada
- Procesamiento: Los pedidos aprobados pasan al siguiente estado
Información Revisada
- Datos del Cliente: Estado, límites de crédito, historial de pagos
- Productos Solicitados: Disponibilidad, precios, descuentos aplicados
- Condiciones Comerciales: Plazos de pago, descuentos, bonificaciones
- Montos y Totales: Verificación de cálculos y totales
- Observaciones: Notas especiales o requerimientos
Criterios de Aprobación
Límites de Crédito
Verificación de que el cliente no supere su límite de crédito establecido
Historial de Pagos
Revisión del comportamiento de pago del cliente
Disponibilidad de Stock
Confirmación de que los productos estén disponibles
Políticas de Descuento
Validación de descuentos según políticas comerciales
Datos Fiscales
Verificación de datos completos para facturación
Autorizaciones Especiales
Revisión de autorizaciones para casos especiales
Estados de Aprobación
- Pendiente de Aprobación: Pedido creado, esperando revisión
- En Revisión: Pedido siendo analizado por el aprobador
- Aprobado: Pedido aprobado, listo para procesamiento
- Rechazado: Pedido rechazado, requiere correcciones
- Devuelto para Modificación: Pedido devuelto al vendedor para ajustes
- Cancelado: Pedido cancelado definitivamente
Validaciones y Reglas
- Permisos de Aprobación: Solo usuarios autorizados pueden aprobar pedidos
- Límites por Rol: Diferentes límites según el rol del aprobador
- Aprobación Automática: Pedidos pequeños pueden aprobarse automáticamente
- Requerimiento de Autorización: Pedidos grandes requieren autorización especial
- Notificaciones: Sistema de notificaciones para pedidos pendientes
- Auditoría: Registro de todas las acciones de aprobación
Consejos y Recomendaciones
💡 Mejores Prácticas
- Revise regularmente la cola de pedidos pendientes
- Establezca criterios claros de aprobación
- Documente las razones de rechazo o devolución
- Mantenga comunicación con los vendedores
- Configure alertas para pedidos urgentes
⚠️ Consideraciones Importantes
- Los pedidos aprobados no pueden ser modificados fácilmente
- Las devoluciones deben incluir explicaciones claras
- Verifique siempre los límites de crédito actualizados
- Considere el impacto en el stock antes de aprobar
- Mantenga un registro de decisiones para auditoría