💳 Cobranzas

La pantalla de un vistazo

• Encabezado: Cliente, Sucursal, Fecha Contabiliza, Cpto. Ingreso, Cobrador y Legajo (de rendición), Nro. Recibo y, si se trabaja con pre-recibos, Nro. Pre-Recibo.
• Facturas Pendientes de Imputación de Cobro: lo que el cliente debe. Columnas principales: Comprobante, Fec. Vencimiento, Cond Pago, Imp. Total, A Pagar (saldo) y A Cancelar (lo que vas a cancelar ahora).
• Notas de Crédito Pendientes de Imputación: créditos del cliente que todavía no se aplicaron.
• Valores Cobrados Pendientes de Imputación: los pagos que cargás en esta cobranza y los pagos a cuenta anteriores sin aplicar (columna Imp. Disponible).
• Pre-Recibos Pendientes de Imputación: cobranzas preparadas antes (por ejemplo, por un cobrador) que faltan aplicar.
• Totales: Débitos, Créditos, Valores y Diferencia. Con Calcular se recalculan.

Paso a paso: registrar una cobranza

1. Elegí el cliente. Se cargan sus facturas, notas de crédito, valores y pre-recibos pendientes. Con Info.Cliente y Saldo ves sus datos y su saldo antes de seguir.
2. Completá el encabezado: Sucursal, Fecha Contabiliza, Cpto. Ingreso y Cobrador. Son obligatorios: si falta alguno, el sistema avisa "Ingrese el campo …". Si tu empresa numera recibos a mano, cargá el Nro. Recibo (doble clic en el campo genera el próximo número).
3. Marcá las facturas que se cancelan y revisá la columna A Cancelar: es lo que se cancela de cada una. Si el pago es parcial, ajustá ese importe; no puede ser negativo ni mayor que A Pagar.
4. Cargá cada pago en Valores: elegí el tipo de pago, la caja a la que entra, el número, la fecha y el importe, y presioná Agregar Pago. Para cheques u otros valores con datos extra, hacé doble clic sobre la forma de pago para abrir su formulario.
5. Sumá notas de crédito pendientes si el cliente las aplica en este pago, marcándolas en su grilla.
6. Controlá los totales. Débitos debe igualar a Créditos + Valores. Si queda Diferencia, revisá importes antes de seguir.
7. Presioná Procesar. El sistema graba la imputación, genera el recibo y lo imprime con la cantidad de copias indicada en Copias OP.

Situaciones habituales

Aplicar un pago a cuenta o un pre-recibo

Los valores que ya estaban cargados y los pre-recibos aparecen en sus grillas al elegir el cliente: marcalos junto con las facturas y procesá. Para traer un pre-recibo puntual, ingresá su número y usá Cargar los datos del Pre-Recibo. Un pre-recibo ya aplicado o anulado no se puede volver a usar.

Repartir un pago entre varias facturas

Si tu empresa tiene habilitada la distribución manual, tildá Asignar importes manualmente al procesar antes de procesar: con más de una factura seleccionada se abre un cuadro para indicar cuánto se cancela de cada una.

Cheques con fecha más larga que la condición de pago

Si el cheque vence después del plazo que permite la condición de pago del cliente, el sistema puede pedir una autorización con clave o dejar los cheques pendientes de aprobación, según la configuración. En ese caso los cheques no se imputan hasta que se aprueban desde Tesorería (Valores con Aprobación Requerida).

Usar un número de recibo que ya existe

Si el número ya corresponde a un recibo del mismo cliente, el sistema pregunta si querés agregar esta cobranza a ese recibo. Si es de otro cliente, cancela el proceso.

Cobranza desde el asistente IA

Si adjuntás al asistente IA la foto o el PDF de un comprobante de pago (transferencia, depósito), el asistente identifica al cliente (o te pide su código) y abre esta pantalla con las facturas y el valor ya cargados. Revisá los importes y presioná Procesar.

Reimprimir un recibo

Ingresá el número en Recibo o Imputación a Reimprimir y presioná Reimprimir.

Importar documentos desde Excel o CSV

Para cargar muchos documentos de una vez, usá Importar Documentos: elegí el archivo, indicá el tipo de valor y en qué columnas están el número, el importe y el vencimiento (la fecha y el banco son opcionales), y presioná Previsualizar. La columna Estado / Observación muestra qué filas tienen problemas; con Agregar a Valores se suman las válidas, que se graban recién al procesar. Esta opción requiere un permiso especial: si no la ves, pedísela al administrador del sistema.

Mensajes frecuentes

Mensaje	Qué significa y qué hacer
La Operación está Fuera del Periodo…	La Fecha Contabiliza cae en un período cerrado o no configurado. Cambiá la fecha o pedí al administrador que revise el período contable.
Ingrese el campo …	Falta un dato obligatorio del encabezado o del pago (cliente, sucursal, concepto, cobrador, caja, tipo de pago o número).
No se seleccionaron comprobantes ni valores	No hay nada marcado para procesar. Marcá al menos una factura, nota de crédito o valor.
El cheque con ese banco, cuenta y número se encuentra ya ingresado	Ese cheque ya está cargado en el sistema. Verificá los datos o buscá si ya se usó en otra cobranza.
Recibo Inexistente	Tu empresa exige número de recibo y no se cargó, o el número buscado no existe.
Se Cancela Proceso porque Difiere Cliente entre Recibo y Seleccionado	El número de recibo pertenece a otro cliente. Usá otro número.
Los cheques quedan pendiente de Aprobación para ser imputados	Algún cheque supera el plazo permitido. La cobranza se graba, pero esos cheques se imputan cuando se aprueban.
El Pre-Recibo ya fue previamente Aplicado / Anulado	Ese pre-recibo no se puede usar de nuevo. Revisá el número.
Valor Total o Parcialmente Imputado. Se Cancela Borrado	No se puede quitar un valor que ya se aplicó a facturas. Primero hay que desimputarlo.

Relacionado

• Desimputación de Cobranzas: para deshacer una cobranza mal aplicada.
• Consulta de Imputaciones: qué pagos cancelaron cada factura.
• Generación de Pre-Recibo y Valores con Aprobación Requerida.